Una vez hemos establecido nuestras metas según el Segundo Hábito: Comienza con un fin en mente, no podemos quedarnos aquí, hay que establecer la estrategia para conseguir alcanzar nuestro objetivo. No importa si la meta es grande o pequeña, hay que estudiarla para alcanzarla de la forma más adecuada, aprovechando de la mejor manera posible nuestros propios recursos.
Partiendo de la base de que todos somos libres, podemos escoger nuestro futuro, podemos decidir hacer o no hacer, andar o parar, continuar avanzando o quedarnos dónde estamos, y por tanto, somos dueños de nuestras vidas.
Por supuesto toda elección lleva implícita nuevas responsabilidades y renuncias, y nosotros somos quienes debemos elegir qué nos conviene más. En ocasiones elegir no es fácil, pero no hacerlo no tiene por qué llevarte por el camino bueno. Si esperamos a que las cosas sucedan por sí solas, estaremos en manos del destino, de la casualidad; si realizamos acciones para que las cosas sucedan (ser Proactivo), estaremos trazando nuestro propio destino.
Trabajar para que las cosas sucedan de determinada manera, no quiere decir que realmente así vayan a suceder, pero seguro que estaremos más cerca de conseguirlo. Si nuestro sueño es ser el mejor jugador de futbol del mundo, podemos hacer dos cosas, sentarnos y soñar qué pasaría si tuviéramos el don de Leo Messi, cosa que probablemente no nos convertirá en nada más que en un soñador; o entrenar 10 horas al día, memorizar todos los videos de jugadas interesantes e intentar dominarlas. Eso probablemente tampoco nos convierta en el nº 1, pero puede que lleguemos a jugar en 1ª división. Seguro que Leo Messi no llegó a ser lo que es por estar sentado en un sofá esperando a que le ficharan.
Este razonamiento lo podemos hacer tanto en la vida profesional como en la personal. Según lo visto en el segundo hábito, debemos tener nuestras metas tanto personales como profesionales.
Llegado este punto la pregunta es: ¿Cómo lo podemos hacer?
La respuesta es trabajar a Largo Plazo. Es difícil en los tiempos en los que nos movemos, ya que, en temas laborales sobretodo, el trabajo suele ser para ayer, no dejando tiempo para el mañana, y eso es muy peligroso, ya que nos lleva sin rumbo por un camino muy difícil y desconocido.
Para concienciarnos de cómo estamos llevando nuestra vida (privada y/o laboral), es conveniente hacer una lista de TAREAS PENDIENTES o TO DO. No importa si están desordenadas. De hecho, lo ideal es tener esa lista en un lugar accesible en todo momento, e ir actualizándola constantemente, añadiendo tareas a medida que vayan apareciendo, y borrándolas cuando las acabemos. En el entorno digital actual hay infinidad de aplicaciones para tener nuestra lista de Tareas Pendientes actualizada y accesible en todo momento. Un ejemplo de esta lista la podéis ver a continuación en la Tabla 1. Es importante introducir varios campos en la lista; los más importantes son la fecha de entrada de la tarea en la lista (o el día que somos consciente de ella), la duración prevista para realizarla y la fecha límite para tenerla acabada. Otros campos que pueden ser útiles, son la cantidad de tarea que llevamos realizada (en casos de proyectos largos), la categoría, si queremos separar estas tareas en personales y laborales por ejemplo, o una fecha deseada para realizar la tarea.
TAREAS PENDIENTES / TO DO. | |||||
Nº | TAREAS | INSERTADA | DURACIÓN | LÍMITE | % |
1.- | Aprender Inglés | 10-09-2011 | 3 Años | 31-12-2014 | 5% |
2.- | Realizar informe de Ventas para el Consejo. | 20-02-2012 | 20 h | 31-03-2012 | 30% |
3.- | Comprar juguete nuevo para el perro | 25-02-2012 | - | - | |
4.- | Llamar a Sr. Fernández de Ferretería Fernández S.A. | 26-02-2012 | - | 26-02-2012 | |
5.- | Quedar con Lolita para cenar el viernes. | 26-02-2012 | - | 01-03-2012 | |
6.- | Ayudar a Daniel con el nuevo catálogo | 25-02-2012 | 10 h | 28-02-2012 | 0% |
7.- | Hacer oferta de DISTRELEC S.A. y pasarla. | 21-02-2012 | 6 h | 26-02-2012 | 0% |
8.- | … | ||||
Tabla 1: Lista de Tareas Pendientes (TO DO).
En este caso hemos puesto los 4 campos indispensables y hemos añadido otro para ver la cantidad de trabajo realizo, para poder analizar la urgencia o no de dicha tarea.
Una vez realizada la lista de Tareas Pendientes, debemos pensar en si son urgentes o no y si son importantes o no; y las clasificaremos en uno de los cuatro cuadrantes de la tabla 2.
MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO | ||
URGENTE | NO URGENTE | |
IMPORTANTE | I · Crisis. · Proyectos con fecha límite ajustada. · Problemas Apremiantes. (30%) | II · Prevención. · Construir Relaciones. · Reconocer Oportunidades. · Planificación, Recreación. (60%) |
NO IMPORTANTE | III · Interrupciones, Llamadas. · Algunas reuniones. · Algunos informes. · Actividades populares. (5%) | IV · Trivialidades. · Papeleos. · Ciertas llamadas / correos, · Actividades placenteras. (5%) |
Tabla 2: Clasificación de las tareas pendientes
Si clasificamos los ejemplos puestos en la lista TO DO, teniendo en cuenta que estamos a día 26 de Febrero, tendremos el resultado siguiente:
Cuadrante I: Urgente e Importante.
- Llamar a Sr. Fernández de Ferretería Fernández S.A.
- Hacer oferta de DISTRELEC S.A. y pasarla.
- Aprender Inglés (Lo hemos puesto en urgente porque necesitamos todo el tiempo disponible para alcanzar el objetivo)
Cuadrante II: No Urgente pero Importante.
- Realizar informe de Ventas para el Consejo.
Cuadrante III: No Urgente pero Importante.
- Ayudar a Daniel con el nuevo catálogo (No es importante porque no es nuestro trabajo, le estamos ayudando)
Cuadrante IV: No Urgente y No Importante.
- Quedar con Lolita para cenar el viernes. (No está considerado importante porque Lolita no forma parte de nuestras Metas en la vida, sino estaría en Importante)
- Comprar juguete nuevo para el perro.
Ésta es una distribución normal de tareas pendientes, en la que hay un tanto por ciento elevado de tareas en lo Urgente, sobretodo en lo Importante, y pocas en lo No Urgente.
Para ser Efectivos en nuestro trabajo y en nuestra vida, deberíamos centrar muestras tareas en el cuadrante II. Notar que ser Efectivo es conseguir el resultado deseado con los menores recursos posibles.
El 60% de nuestro tiempo debería estar basado en tareas del 2º cuadrante (Importante pero No Urgente). Notar que este cuadrante concentra el trabajo y el ocio importantes a largo plazo. Son aquellas actividades que nos acercan a nuestras metas en la vida, establecidas en el segundo hábito (tanto en el ámbito laboral como personal).
Notemos también que si posponemos las tareas del cuadrante II (Importantes pero No Urgentes) acabarán cayendo al cuadrante I (Urgentes e Importantes), y las tendremos que hacer igual pero con más prisas, y probablemente con peores resultados. Pasará lo mismo con las actividades del Cuadrante IV, que caerán al III.
Si analizamos bien las tareas puestas en los cuadrantes III y IV (No Importantes), nos daremos cuenta que son actividades que no nos acercan a nuestros objetivos, o que no entran en nuestras responsabilidades, pero que normalmente nos gusta hacer. Normalmente estas tareas pueden ser rechazadas o delegadas, pero las hacemos por que nos gusta hacerlas, o por que queremos quedar bien con alguien. Sólo deberíamos hacerlas si tenemos tiempo sobrante de los cuadrantes I y II.
CENTRADOS EN EL CUADRANTE II:
Si nos centramos en el cuadrante II, tendremos varias ventajas, como Visión, Perspectiva, Equilibrio, Disciplina, Control y Pocas Crisis. Pero debemos centrarnos en éste cuadrante partiendo de una buena base, o seremos muy efectivos caminando hacia el lugar equivocado. Ten muy en cuenta que ésta es la tercera parte de un proceso de Victoria Privada. Esta parte está encaminada a ser muy efectivo en la consecución de tus objetivos individuales.
Si analizamos bien las tareas que más nos acercan a nuestra misión o nuestras metas, son las centradas en el cuadrante II, pero normalmente no les dedicamos tiempo suficiente. Todos tenemos buenas razones para no dedicarles más tiempo (normalmente otros trabajos urgentes), pero eso es sólo una excusa. Para poder centrarse en las actividades del cuadrante II, es muy importante una correcta administración del tiempo y delegar las tareas que se puedan.
Para la gestión eficaz del tiempo, nos ayudarán las listas de Tareas Pendientes (Tabla 1), y la Matriz de Administración del Tiempo (Tabla 2).
Aprender a Delegar correctamente es una tarea fundamental para conseguir más tiempo. Podéis consultar los artículos:
Muchas de las tareas No Importantes pueden ser delegadas.
Tan importante es la Visión de la Meta, como el camino para conseguirla. La Efectividad es imprescindible a la hora de recorrer el camino hacia las Metas.
RETO: Os invito a realizar una Lista de por lo menos 25 Tareas Pendientes y luego asignarles un cuadrante. De ésta manera verás si estás en el camino eficiente hacia tus Metas, o si estás demasiado ocupado en el Corto Plazo. Podéis hacerlo en dos partes, una para las tareas laborales y otra para las personales, ya que puede ser que haya un desequilibrio importante entre ambas.
Artículos Relacionados:
