jueves, 27 de enero de 2011

CASO DEL ALMACÉN CRECIENTE (Ejemplo de "EL ARTE DE DIRIGIR"):

En la empresa Superproducts tienen un almacén con capacidad para 4.000 productos, repartidos en 4 estanterías paralelas de 1.000 productos cada una. Tienen 2.900 productos de 4 familias diferentes, llamadas A, B, C y D, y puestas cada una en una estantería, todo perfectamente ordenado. Al lado de la estantería D hay sitio para poner otra estantería más.
En los últimos meses la familia B ha crecido mucho, y pasará de los 1.000 productos en breve, y la previsión es que siga creciendo. Se nos plantea dónde seguir almacenando los productos de la familia B.
Tenemos un jefe de almacén llamado Bob que tiene 4 almacenistas, Tam, Tem, Tim y Tom  que preparan pedidos y llenan los estantes con producto nuevo cuando llegan los productos.

  • Solución del Ejecutivo Tiburón (E.T.):

E.T. Llama a Bob a su despacho y le dice: Bob, hay que montar una estantería nueva contigua a D, luego pasar los productos de D a ésta estantería, luego los de C a la que era la D. y renumerar las estanterías como A, B1, B2, C y D.


Bob se lo transmite a Tam, Tem, Tim y Tom, que tardan dos meses en realizar el traslado, apretando a base de broncas, porque tienen que continuar sirviendo pedidos y reponiendo estanterías. Pero se ha hecho. Seis meses mas tarde todavía hay alguna queja del funcionamiento del almacén, cuesta encontrar las referencias etc…

  • Solución del Director Artístico (D.A.)

D.A. se va ver a Bob y le dice: Bob, la familia B está creciendo mucho, deberíamos prever una solución, ¿Podemos vernos el martes que viene a las 9:00h en la sala de reuniones con Tam, Tem, Tim y Tom para ver la mejor solución?
Bob  contesta - Si Director Artístico, ya miraremos de avanzar un poco el trabajo para no retrasar los pedidos. (Se pone una medalla)
D.A. - Cuento que hablas mañana con ellos para que se puedan organizar el trabajo.

En la reunión:
D.A. empieza - Hola, gracias por venir. Como muy bien sabréis porque tocáis los productos a diario, la familia B está creciendo mucho, y esperemos que siga así, por lo que pronto no cabrán en su estantería. Como la empresa va bien, creo que podemos hacer alguna pequeña inversión. Me gustaría saber que opináis como responsables de todo esto.
Bob se apresura a contestar - bueno, podemos poner una estantería al lado de la D y almacenar allí los productos. -
D.A. - ¿Hay sitio suficiente? (De sobras lo sabe, pero quiere que la solución sea suya)
Bob - Si, ya lo he mirado y hay espacio de sobras. (Medalla) (Por eso D.A. les dio una semana para ir pensando)
D.A. - Bien Bob, ¿crees que podrías pedir un presupuesto para ver por donde nos movemos?  (Aunque D.A. tenga una idea de lo que cuesta y ya esté dispuesto a gastarlo, no afirma que lo hará, porque Bob luchará para que su idea sea la mejor, peleará el precio e intentará tenerlo lo antes posible).
D.A. - De todas formas no me gustaría que los productos B estén separados, puede ser un engorro de cara a inventarios. (D.A. está Canalizando hacia su visión, y la escusa es inventarios)
Tom - Podemos mover los productos de estantería para que las dos B estén juntas. (Si no lo propone uno lo propondrá otro, la solución salta a la vista, así que, aunque eso implique que le cae un trabajazo como almacenista, prefiere decirlo él, y ponerse una medalla, que lo diga otro y tener que trabajar igualmente.)
D.A. – ¡Eso es un trabajazo!... pero me gusta,  seguro que es lo mejor de cara al futuro… ¿Cuánto crees que se podría tardar? (No dice que si todavía, esperará a tener un plazo, que sin duda será lo más corto posible, por que querrán ponerse medallas, la idea es suya, y todavía tienen que defenderla.)
Tom – Yo creo que es un par o tres de semanas lo podemos tener ¿no? (pregunta al resto del equipo para buscar una posición de fuerza de cara a la “venta de la idea”)
Tam, Tem, Tim y Bob, afirman (también quieren hacer méritos)
D.A. – Bien, pensaba que sería algo más, pero si son dos o tres semanas, sin duda será lo mejor. Esperamos al presupuesto de Bob para acabar de encarrilar el tema, y mientras tanto, podemos ir pensando la mejor manera de hacer el traslado.

Lo importante es que D.A. ha conseguido que ellos mismos luchen por la idea, y él ser el freno. Seguro que harán el trabajo mucho más a gusto que en la solución del Ejecutivo Tiburón, pues lucharán por llevar a cabo su propia idea, en lugar de luchar por NO llevar a cabo la idea de E.T.

Una semana más tarde D.A. aprueba, con cara de estoy gastando mucho dinero en vuestra idea, el presupuesto, y acepta la manera propuesta de hacer el traslado (acabando de guiar, pero poco) al fin y al cabo, van a hacer ellos el trabajo, así que lo hagan como quieran.

Durante las semanas de trabajo D.A. supervisará el trabajo, les animará resaltando el buen trabajo con frases como: está quedando muy bien, que limpio se ve ahora… o…  vais a buen ritmo, de seguir así,  ¡si que estará antes de las tres semanas!

Poco más tarde todo funciona a la perfección y, como no podía ser de otra forma, D.A. reconocerá el mérito de Tam, Tem, Tim, Tom y Bob. Pero eso ya es tema a tratar en otra batalla.

CONCLUSIÓN: D.A. ha ganado tiempo, dinero, un equipo motivado y positivo, y hemos anulado toda posible queja por los cambios. Seguro que el equipo no tendrá miedo a enfrentarse a nuevos retos y en la siguiente reunión serán mas activos proponiendo ideas.

viernes, 21 de enero de 2011

EL ARTE DE DIRIGIR

Hay muchas maneras de dirigir equipos de trabajo, unas serán mejores y otras peores, unas serán constructivas y otras destructivas, o simplemente positivas y negativas.

Como es normal, deberíamos centrarnos en una gestión constructiva y positiva.

Una definición que siempre me ha gustado:

“El arte de dirigir es hacer que cada componente del equipo haga lo que quieres que haga sin tener que decírselo, para que el mérito sea únicamente suyo”

 Y ¿Que significa esto?

Que debemos tener telepatía y control sobre las mentes de los demás, claro.

Y si no tenemos eso, tendremos que trabajar un poco más, prepararnos la reunión, ser ordenados y astutos, y antes de mandar nada, deberemos conocer bien las necesidades del proyecto y también a nuestro equipo. Luego haremos una charla conjunta (brain storming), donde se expondrán las necesidades al equipo, y esperaremos a que salgan las soluciones.

Nunca debemos decir lo que realmente queremos (que lo habremos pensado antes de la reunión), aunque ya tengamos una idea clara de ello, porque cortaremos toda iniciativa del equipo, y perderemos no sólo las ideas iniciales (que pueden hasta ser buenas), sino también las ideas que vendrán durante el desarrollo; y pasaremos de tener un equipo de “mentes pensantes” con ganas de exprimir sus ideas, motivado, competitivo y ansioso por superarse, a un equipo de “machacas” que hacen lo que les dicen a cambio de un sueldo, desmotivados y poco competitivos.

Para que las ideas aportadas por el equipo vayan en la dirección que queremos, debemos preparar la exposición inicial de las necesidades para que ellos lleguen a nuestra solución y la propongan.

 Una vez analizadas las soluciones surgidas, se descartan las menos útiles, y se focalizan las que más se parezcan a los resultados que queremos. Y dejaremos que se empiecen  a desarrollar algunos bocetos.

Luego (en otra reunión por ejemplo) iremos canalizando las soluciones hacia una sola, e iremos introduciendo nuevos retos al proyecto para dirigirlo hacia la solución que queremos. Es importante que lo canalicemos hacia donde queramos a través de nuevos retos (aunque sepamos exactamente lo que queremos), porque cada individuo se sentirá motivado por solucionar los retos planteados en lugar de desmotivado por que le damos la solución hecha, y trabajará más y mejor. Si realmente sabemos lo que queremos antes de transmitirlo, debemos tener la astucia para que cada miembro llegue a nuestra solución pareciendo que son ellos los que hayan llegado a ella.

Es como jugar a las adivinanzas sin que ellos lo sepan. Visualizamos la solución, damos datos sueltos que definan muchas partes sueltas de la solución, y el equipo debe ser capaz de encajar las piezas sueltas y formar nuestra solución.

lunes, 17 de enero de 2011

PIRAMIDE DE MASLOW

Este blog no puede empezar de otra manera que con un artículo explicando la Pirámide de Necesidades de Maslow. Pilar fundamental en el que se basan las teorías modernas de gestión empresarial, motivación de equipos de trabajo, aumentos de productividad, dar “mas por menos” etc.

Abraham Maslow (1908-1970) desarrolló una teoría que nos explica el comportamiento humano en función de la situación en la que se encuentre el individuo en cada momento.

El ser humano, por su condición animal, busca de forma natural cubrir unas necesidades, que irán cambiando en función de su situación y de las necesidades que en ese momento tenga cubiertas. Maslow divide estas necesidades en cinco tipos: Básicas, de Seguridad, de Pertenencia, de Reconocimiento y de Autorrealización.

Estas Necesidades se colocan en forma de Pirámide porque no es natural buscar satisfacer una necesidad sin tener cubiertas las necesidades inferiores. Vamos construyendo la pirámide desde la base. Y tener una buena base es lo más importante.




Ahora explicamos qué son éstas necesidades y por qué nos comportamos de una manera determinada en función de la situación en la que nos encontramos.


NECESIDADES BÁSICAS (o fisiológicas)

En un primer nivel, el ser humano busca cubrir las necesidades primarias necesarias para su propia supervivencia, como comer, beber, dormir, mantener la temperatura corporal, huir del enemigo, etc. Si no tenemos éstas necesidades cubiertas haremos cualquier cosa por conseguir cubrirlas. Los animales salvajes pueden salir a cazar a la desesperada, o cruzar un río lleno de cocodrilos para llegar a los pastos, aún a sabiendas que algunos (o ellos mismos) quedarán en el camino. Los seres humanos modernos nos comportamos igual (no podemos luchar contra 40.000 años de evolución), dormimos en la calle, robamos, atracamos, o de una manera menos agresiva, pedimos limosna o hurgamos en la basura en busca de comida.

Sin comida, no habrá otra cosa en nuestra cabeza que buscar la manera de poder conseguirla. Estará actuando nuestro instinto básico de supervivencia.


NECESIDADES DE SEGURIDAD.

Aquí entran en juego dos caras de la seguridad; en primer lugar, la seguridad de tener cubiertas las necesidades básicas (nos remontamos a un instinto de cuando el homo sapiens pasa de cazador-recolector a agricultor; en ese momento surge la necesidad de almacenar la comida), lo que nos lleva a necesitar la seguridad física (donde guardar la comida y dónde estar seguros), necesitamos tener una casa.

 El hombre primitivo buscaba una cueva donde almacenar su comida, refugiarse de la lluvia y de posibles depredadores,  nuestro caso sería similar, tener una casa, una cocina, un supermercado cerca y una entrada de dinero para poder comprar la comida. Un poco más evolucionado pero, en esencia, lo mismo.


NECESIDADES SOCIALES (Pertenecer)

Una vez cubiertas las necesidades Básicas y de Seguridad, el ser humano, buscará relacionarse, pertenecer a un grupo. Buscaremos formar parte de uno grupo de amigos por ejemplo, o formar una familia, o formar parte de un colectivo. El ser humano necesita relacionarse. Además estaremos reforzando nuestro nivel de Seguridad. “El grupo es mas fuerte que el individuo”.

Cubrir estos tres niveles, son fundamentales par poder considerarse un ser humano. Si una persona no tiene cubiertos estos tres niveles de necesidades, tenderá a un comportamiento precario, responderá según su instinto animal; su parte racional estará muy condicionada y bastante anulada.  Éste ser humano puede cometer auténticas locuras con tal de satisfacer estos Niveles Primarios, y el hecho de no cubrirlos, puede llevarnos a trastornos importantes y a comportamientos totalmente irracionales.

El conjunto de éstas tres necesidades se denomina Necesidades Primarias, puesto que el hecho de no cubrir alguna de éstas tres necesidades nos devuelve a un estado “Primitivo”, en el que nuestra mayor preocupación es llegar vivo a mañana, para poder volver a empezar un nuevo día buscando comida. No es posible plantearse un futuro más allá de hoy o mañana.

A partir de aquí, entramos en Necesidades Secundarias. Estas necesidades ya no tienen por que estar cubiertas, aunque si lo están, nuestra satisfacción será mucho mayor. Podríamos decir que sin ellas nos limitamos a sobrevivir.


NECESIDAD DE RECONOCIMIENTO (o de Ego)

En el momento en que pertenecemos a un grupo, y tenemos la certeza de formar parte de él (hemos perdido el miedo a la exclusión), pasamos a una fase de “Necesidad de Destacar” (Alimentar nuestro Ego), queremos ser una parte importante del grupo, resaltar dentro de él, ser admirados por nuestros amigos, nuestro grupo, nuestra familia. Volviendo al reino animal, queremos ser un “Macho Dominante”, o la “Matriarca del grupo”, que vendría a ser instintivamente igual.

El echo de ser una parte importante del grupo y sobretodo de ser reconocidos como tal, es una satisfacción en si mismo. ¿A quien no le gusta proponer algo y que guste? ¿A quien no le gusta ser escuchado? Aquí entra en juego el concepto de Líder y seguidor. Dos conceptos extremadamente importantes y ligados que comentaremos en otros artículos.

Esta necesidad de destacar dentro del grupo empieza en la infancia, y tiene un auge muy importante en la adolescencia, llamada “edad del pavo”, cuando todos los adolescentes intentan destacar y ser seguidos por otros miembros del grupo (instinto de superación, ¡hay que llegar más lejos que los demás!). En esos años, los individuos experimentan de cara al futuro, se entrenan para cuando realmente necesiten formar ellos mismos un grupo, una familia, una empresa. Al cabo de unos años la necesidad se suaviza (por suerte), el individuo ha aprendido que no puede destacar en todo, sabe cuales son sus puntos fuertes y cuales sus débiles. También el grupo se ha jerarquizado, y todos ocupan su lugar en el grupo, y el que no, ya ha sido expulsado.

Tener en cuenta que éste nivel de reconocimiento, ya no es un Nivel Primario, y por lo tanto ya no es Necesario (sólo deseado), no todos los individuos quieren llegar a él, sí la mayoría, pero no todos.

A diferencia de los Niveles Primitivos, éste nivel debe cultivarse, es un Nivel que necesita de un esfuerzo para ser mantenido, de lo contrario, otros líderes nos arrebatarán la posición dominante dentro de la manada.


AUTORREALIZACIÓN

Esta es una fase más individual, y también más pasajera. Es el estado de euforia al que se llega cuando se ha conseguido algo importante. Es la satisfacción del logro personal.

Hay que tener en cuenta que éste nivel, a diferencia de los otros, es un nivel pasajero, en el que no nos podemos quedar eternamente, no se puede mantener, tarde o temprano la satisfacción desaparece, y entonces buscamos nuevos proyectos, nuevos retos que nos vuelvan a llevar a ese estado tan agradable de euforia. Igualito que una droga… Supongo.

El nivel de Autorrealización se puede conseguir, en una primera instancia, sin haber llegado a completar el nivel de Reconocimiento, en objetivos individuales; pero exigirnos mayores retos nos obliga a colaborar con otros individuos para conseguirlo; lo que equivale a completar el nivel de Reconocimiento.


REFLEXIONES

  • De éste estudio, se han derivado multitud de teoría para la gestión (sobretodo empresarial) de equipos de trabajo. A partir de estos conocimientos, se puede entender el comportamiento de las personas, y ver qué es lo que les motiva, para poder sacar lo mejor de cada uno de ellos. Individualmente ablando, podemos saber con mayor facilidad por qué actuamos de una forma determinada en un momento determinado.

  • Según varios estudios, el grueso de personas en una sociedad desarrollada se encuentran en el cuarto nivel; sus necesidades primarias están cubiertas, y están luchando por destacar o mantener su liderazgo dentro de un grupo. Hay una parte pequeña (en las sociedades “desarrolladas”) que no cubren sus necesidades primarias, otra parte que está buscando la Autorrealización, y una parte muy pequeña que está disfrutando de ella.

Ahora podemos entender el comportamiento de muchos individuos, que buscan siempre tener lo mejor, lo mas grande, lo mas caro; y por supuesto se esfuerzan en enseñarlo todo, están intentado ser admirados, fardan como pavos reales. Tienen una necesidad imperiosa de destacar. Con ese intento de destacar nos están mostrando sus carencias. Les falta reconocimiento.


RETOS DE HOY:

  1. ¿Eres capaz de situarte dentro de la pirámide? Inténtalo.

  1. ¿En que temas eres líder dentro del grupo? ¿Coinciden con tus puntos fuertes?

  1. ¿Necesitas el reconocimiento ajeno? – No digas que No, ¡que a todos nos gusta! La pregunta tiene trampa, te ayudará a responder la primera pregunta con mayor sinceridad.

“La máxima autorrealización personal pasa por un estado de pertenencia y liderazgo colectivo”

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TEORÍA DE LOS DOS FACTORES DE FREDEREICH HERZBERG.

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